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加藤 のりふみ
20カ国行ってわかったこと「日本人は家族を大切にしなさすぎ。」 人間としてありえない。私は家族を中心に人生を楽しみます。あなたも一緒にいかがですか?

メールチェックの時間って無駄
効率が悪いすぎる。

 

dailymail.co.ukサイトによると、
1日の勤務時間のおよそ25%、時間にして2時間半、メール処理に費やしているとのこと。

 

つまり
1週間で約13時間(5日勤務として)
1ヶ月で約50時間(20日勤務として)
1年で約600時間(20日x12ヶ月勤務として)

1年のうち、約1ヶ月はメールの処理に追われていることになる。

 

 

更に日本人は特別

この数値だけでもひどいのに
ここで勘違いしてらダメなのが、真面目な日本人

 

この情報はイギリス。
”残業大好きな日本人”は更にプラス!!
ついでに、プライベートでのメールを入れると更にプラス!!

 

 

考えるだけでも嫌になってしまう。

 

 

でも、逆に言えばメール処理の時間を効率化し 2割だけでも改善できれば、約1週間、早く帰り自分の時間になる。

 

 

家族と過ごせる時間を作ることができる。

2015-03-01 14.13.10

 

ダラダラ働くサラリーマンと
効率化を考え、みんなより早く帰れるサラリーマン

 

 

同じ給料ならあなたはどちらを選びますか?

 

 

【注意 サービス残業好きなサラリーマンは、時間のむだなので見ないでください。】

 

 

 

自分の無駄な時間をはじき出す

恐る恐る、自分のメール処理の時間を弾きだしてみた。

 

 

仕事上、1日の受信メールは300~400通
半分くらい直接関係のないメーリングリスト系。
(ソフト開発なのでソフトのチェックイン、リリースメールが多い。)

 

 

それでも、必要可否の判断をするのに流し読みをしていたら1通に5秒はかかるだろう。

 

 

つまりメールチェックだけで約30分かかる(5秒/通 x 300通)

 

 

直接、関係するメールが100通以上はあるとかんがえると仮に返信するまでに3分かかるとしたら、

4時間弱 ((300通 – 100通) x 3分 )

 

つまり最低でも『4時間半!!』はメール処理をやっていることになる。

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確かに、これくらいはメールとにらめっこしているわ。更に不定期にメールが飛んで来るので、
いろんな仕事の合間にメールチェック。

 

実質5時間以上は最低かかっていることになる。

 

1日の勤務時間が12時間として、
『私の場合40%以上、時間にして5時間以上

 

つまり、
1週間で約25時間(5日勤務として)
1ヶ月で約100時間(20日勤務として)
1年で約1200時間(20日x12ヶ月勤務として)
1年のうち、『約1.5ヶ月』はメールの処理に追われている。

 

 

 

やりがいのある効率化

計算しただけでゾットした。。これほどひどいとは自分自身思っていなかったが、
改善するやりがいが出た。

 

結果、
1日、2時間の短縮
1年で、20日、家族との時間に費やすことができる計算となる。

 

取り組んだ。

以下の3ステップだけした。

■1.メールを自動振り分けする
■2.メールをだらだら見ない。
■3.即答できる内容はすぐ即答する。

 

 

この3点、注意するだけで
5時間以上かかっていたものが3時間に!
60%の効率アップ!

 

 

■1.メールを自動振り分けする

本当に不要なメールはすでに受信時に自動振り分けをしていたが、“to” か” cc” に自分の宛先がないメールは一箇所に自動振り分けし、優先順位を下げ1日2回まとめて見るようにした。
緊急案件は “to” でおくっているのが常識という考え方で進めた。

 

 

今まではすべてのメールを気にかけてしまい優先順位がめちゃくちゃだった。

 

 

■2.メールをだらだら見ない。
300通のメールを単純に24時間で割ると、
12秒間隔で1通メールを受信することになる。
これを自動受信で毎回チェックしていたら死んでしまう。
会議中も集中できず、何もかも結論でず。
時間だけが過ぎていったわけだ。

 

それを
・午前中は2回(出社時とお昼前)
・午後は4回(昼食後、3時、6時、9時)
と時間を決めて手動でメールを受信するようにした。

自動受信メール禁止!!

つまり、1日6回。メールに集中する時間を設ける。

 

 

■3.即答できる内容はすぐ即答する。
今までは、いろんなことを並行しながらメールチェック。
即答できるものも即答できず、後ほど同じメールを再チェック。
重複時間がもったいない。これを1日6回の中で即答するようにした。

 

 

結果、

各メールチェックに30分くらいかかるとして
6回 x 30分 = 3時間つまり、1日2時間の短縮!!この2時間は大きい。

 

 

まとめ

結局自分が何をしたかというと、
・1日の中で1番時間を消費しているものに着目してメールであることを自分が理解。

・業務とメールを並行せず、1つ1つに集中する。

・仕事に優先順位をつける

だけ。

 

 

でも結果として

■1日、2時間、
■1年で、20日、
家族との時間に費やすことができる計算となる。

あなたもやってみる価値はありますよ。

 

今回も記事を読んでいただきありがとうございます。

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家族との時間を作るのに集中したら世界が変わったファミリータイムマネージャーのノリックでした。

この記事を書いた人

加藤 のりふみ
加藤 のりふみ
20カ国行ってわかったこと「日本人は家族を大切にしなさすぎ。」
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